Il fascicolo tecnico è l’insieme di tutti i documenti che descrivono tutta la vita di una macchina; dalla progettazione, alla costruzione, al collaudo della macchina, alla consegna ed alle indicazioni di utilizzo e manutenzione fino allo smaltimento della stessa.

In esso possono essere inclusi ad esempio: i calcoli strutturali, le caratteristiche dei materiali utilizzati, i disegni costruttivi, gli schemi elettrici, quelli di comando, la documentazione dei materiali utilizzati, le misurazioni di rumore aereo, di vibrazioni, di compatibilità elettromagnetica, l'analisi dei rischi, etc.

Contrariamente al manuale di uso e manutenzione, il fascicolo tecnico non deve essere fornito al cliente, ma deve essere archiviato presso il costruttore. Non è neppure necessario che sia fisicamente assemblato. La norma prescrive che, a fronte di una richiesta da parte delle autorità competenti, il costruttore sia in grado di assemblarlo nei tempi richiesti.

Tale aspetto porta spesso le aziende a sottovalutare il problema, demandando a un'eventuale ispezione la necessità di produrre tale documento. Si tratta di un errore. L'allestimento del fascicolo tecnico deve essere attentamente vagliato con un consulente che conosca, oltre agli aspetti tecnici, quelli giuridici, ove l'avvocato della controparte potrebbe trovare terreno fertile a fronte di un contenzioso in sede civile o penale. Per tale ragione, la realizzazione del documento e il reperimento di tutte le informazioni necessarie non è cosa che possa essere evasa in maniera soddisfacente nel giro di pochi giorni.

Il fascicolo tecnico serve a dimostrare la conformità della macchina ai requisiti della direttiva 2006/42/CE e comprende gli elementi seguenti:

a) un fascicolo di costruzione composto:
• da una descrizione generale della macchina;
• da un disegno complessivo della macchina e dagli schemi dei circuiti di comando, nonché dalle relative descrizioni e spiegazioni necessarie per capire il funzionamento della macchina;
• dai disegni dettagliati e completi, eventualmente accompagnati da note di calcolo, risultati di prove, certificati, ecc., che consentano la verifica della conformità della macchina ai requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute;
• dalla documentazione relativa alla valutazione dei rischi che deve dimostrare la procedura seguita, inclusi:

I. un elenco dei requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute applicabili alla macchina;
II. le misure di protezione attuate per eliminare i pericoli identificati o per ridurre i rischi e, se del caso, l'indicazione dei rischi residui connessi con la macchina;

• dalle norme e dalle altre specifiche tecniche applicate, che indichino i requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute coperti da tali norme;
• da qualsiasi relazione tecnica che fornisca i risultati delle prove svolte dal fabbricante stesso o da un organismo scelto dal fabbricante o dal suo mandatario;
• da un esemplare delle istruzioni della macchina;
• se del caso, dalla dichiarazione di incorporazione per le quasi - macchine incluse e dalle relative istruzioni di assemblaggio;
• se del caso, da copia della dichiarazione CE di conformità delle macchine o di altri prodotti incorporati nella macchina;
• da una copia della dichiarazione CE di conformità.

b) nel caso di fabbricazione in serie, le disposizioni interne che saranno applicate per mantenere la conformità delle macchine alle disposizioni del presente decreto legislativo. Il fabbricante deve effettuare le ricerche e le prove necessarie sui componenti e sugli accessori o sull'intera macchina per stabilire se essa, in conseguenza della sua progettazione o costruzione, possa essere montata e messa in servizio in condizioni di sicurezza. Nel fascicolo tecnico devono essere inclusi le relazioni e i risultati pertinenti.